Teknik Komunikasi - Memo dan Penulisan Surat

Terdapat beberapa jenis komunikasi yang digunakan dalam dunia korporat. Sekiranya terpaksa memilih dua jenis komunikasi yang paling penting dalam persekitaran korporat, saya akan mengatakan memo dan surat sepadan dengan sempurna. Memo adalah cara komunikasi yang penting. Pekerja menggunakan memo untuk berkomunikasi antara satu sama lain dan disimpan dalam syarikat. Memo fleksibel dan ditulis untuk tujuan yang berbeza. Mereka boleh ditulis untuk laporan status terkini mengenai sesuatu projek, pengesahan mesyuarat dan maklumat pentingnya seperti tarikh, masa, dan tempat. Sebagai contoh:

Sebuah syarikat telah melantik satu pasukan pekerja untuk membina sebuah program perisian baru untuk digunakan dengan Sistem Operasi Microsoft Windows. Setelah meneliti lebih lanjut, penemuan itu diperbuat daripada penambahbaikan elemen yang akan meningkatkan program perisian. Pengurus pasukan akan membuat memo kepada ahli pasukan yang memberi amaran kepada mereka untuk perkembangan ini dan mesyuarat yang dijadualkan; pastikan untuk memasukkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat sebagai tambahan kepada keperluan kehadiran mandatori, untuk mengetahui cara memperkenalkan elemen baru ke dalam perisian.

Surat digunakan untuk komunikasi di luar syarikat. Mereka boleh digunakan untuk berkomunikasi dengan rakan sekerja yang bekerja di syarikat lain, jurujual, pelanggan atau bakal pelanggan, agensi, atau rakan-rakan di mana sahaja di dunia. Menulis surat di letterhead syarikat yang bergerak dan menandatangani surat itu merupakan kontrak mengikat undang-undang. Perhatian mesti dibayar untuk memformat, nada dan mengelakkan ralat pada semua kos. Surat-surat menggambarkan kebolehan komunikasi penulis tetapi juga merupakan refleksi dari syarikat penulis. Seorang pekerja korporat akan menggunakan jenis komunikasi ini apabila menyampaikan berita baik atau berita buruk kepada pelanggan, untuk menangani aduan dengan syarikat luar, atau untuk menangani aduan yang diterima daripada pelanggan mengenai syarikat pekerja atau produk syarikat. Menggunakan senario yang sama seperti di atas secara memo, satu contoh masa untuk menulis surat ialah:

Penambahan elemen baru yang dibina ke dalam program perisian baru kemungkinan besar akan menyebabkan perubahan pada tarikh peluncuran perangkat lunak baru. Bank Negara Pertama * Timbuktu (di negara Mali di Afrika Barat) mempunyai perintah untuk perisian yang dijadualkan untuk tarikh asal pembebasannya. Seorang pegawai korporat akan menulis surat perniagaan kepada syarikat yang menjelaskan kelewatan dalam melepaskan program, kenapa, dan tarikh pelepasan yang baru. Di samping itu, meminta kebenaran memproses pesanan produk bank pada tarikh pelepasan baru yang dijadualkan.

* Seorang penulis harus ingat untuk menyelidik cara kebudayaan negara-negara lain seperti cara mereka menyatakan tarikh dan masa, memastikan mereka mendapat pemahaman tentang apa yang dikatakan dalam surat itu.